1. Cuenta de correo dedicada
Se define una cuenta de email para la recepción de facturas.
El trabajo manual con las facturas cuesta tiempo y dinero
Cada mes, tus equipos administrativos reciben decenas o cientos de facturas de proveedores. Abrir el PDF, leer los datos, contrastar el CIF y teclear todo en SAP Business One es lento, repetitivo y propenso a errores.
Tiempo
5–10 minutos por factura entre lectura, validación y registro manual.
Errores
Erratas en CIF, importes o fechas que generan asientos incorrectos y conciliaciones imposibles.
Cuello de botella
Las facturas se acumulan en el correo durante días, retrasando pagos y cierres mensuales.
Personal
Personal cualificado dedicado a tareas de pura transcripción en lugar de a control y análisis.
Cómo funciona IA Facturas
Un servicio que se instala en tu servidor, accede a una cuenta de correo dedicada y procesa cada factura recibida de forma totalmente automatizada.
2. Detección automática
Conexión vía IMAP a la cuenta y detección de los nuevos correos con PDF o imagen adjunta.
3. Extracción con IA
El motor de IA lee cada factura en PDF o imagen y extrae todos los datos necesarios.
4. Alta en SAP Business One
Crea la factura automáticamente en borrador o documento final, según configuración.
5. Trazabilidad y portal
Cada proceso queda registrado con su estado y duración, consultable desde el portal del servicio.
6. Resultado en segundos
Las facturas aparecen en SAP con proveedor, fechas, base, IVA, total y número externo ya cumplimentados.
Beneficios para tu empresa
Ahorro de tiempo
De 5–10 minutos a unos 30 segundos por factura. Personal liberado para tareas de mayor valor.
Menos errores
La IA extrae los datos siempre con el mismo criterio y elimina la transcripción manual de CIF, importes y fechas.
Procesamiento 24/7
El sistema vigila el correo de forma continua. Una factura que llega un viernes a las 22:00 está en SAP antes de las 22:01.
Trazabilidad completa
Cada factura procesada queda registrada: cuándo entró, cuándo se envió a SAP Business One y con qué resultado.
Sin dependencia de terceros
El producto se instala en tu servidor (Windows o Linux). Tus datos no salen de tu infraestructura, salvo para el motor de IA alojado en la UE.
Integración nativa con SAP
Adaptador específico para el Service Layer REST de SAP Business One. Sin middleware ni licencias adicionales.
Privacidad por diseño
Los datos fiscales nunca se registran en la base de datos del producto: van del email a SAP y se descartan.
Detección de incidencias
Si una factura no se puede leer con exactitud o el proveedor no existe en SAP, queda marcada para revisión con un mensaje claro.
Portal de gestión
Un portal web simple para consultar el estado de cualquier factura, filtrar por proveedor o fechas y reportar incidencias con un clic.
Despliegue en horas
Un paquete único configurable por fichero. Funciona con Docker, Windows Server (IIS) o Linux (Nginx/Apache).
Una sola herramienta, control total
Tus equipos disponen de un portal web sencillo, pensado para el uso diario.
- Listado de facturas con filtros amigables.
- Estado claro: Correcta · Error · Revisión manual.
- Mensaje en castellano explicando cualquier incidencia.
- Botón «Enviar incidencia a soporte» que adjunta un PDF completo del problema.
- Cero acceso a información técnica o de otros usuarios.
Privacidad y seguridad por defecto
La base de datos local solo guarda los metadatos técnicos necesarios para la trazabilidad. Nunca almacena importes, líneas, cuentas contables ni datos bancarios.
Lo que NO almacena
- Importes (base, IVA, total).
- Líneas de factura y cuentas contables.
- Número de factura del proveedor.
- PDF y adjuntos del email.
- Dirección de email del remitente.
- Datos bancarios.
Lo que SÍ almacena
- ID técnico del proceso (UUID).
- Fecha y duración del proceso.
- Estado y tipo de error técnico.
- Hash del Message-ID (no el contenido).
- Nombre del archivo y asunto del email.
- Nombre y CIF del proveedor (para los filtros del portal).
Cumplimiento RGPD. Los datos sensibles fluyen en memoria desde el correo hasta SAP y se descartan. El motor de IA opera sobre infraestructura europea. La comunicación con SAP se realiza por VPN o tu red interna, y el panel solo es accesible mediante autenticación JWT por HTTPS.
Datos que extrae la IA
Un caso de uso típico
Empresa distribuidora industrial mediana, usuaria de SAP Business One, que recibe ~600 facturas de proveedores al mes por correo electrónico.
Antes de IA Facturas
- 2 administrativos dedicados parcialmente a teclear facturas.
- Tiempo medio: 7 minutos por factura.
- ~70 horas/mes de personal en transcripción.
- Cierres mensuales retrasados 3–5 días por facturas pendientes.
- Errores ocasionales en CIF e importes que disparan incidencias con proveedores.
Después de IA Facturas
- Personal liberado para control y conciliación.
- Tiempo medio: 30 segundos por factura (desatendido).
- Menos de 5 horas/mes de revisión manual sobre casos marcados.
- Cierres mensuales puntuales — el sistema procesa incluso en fin de semana.
- Errores casi eliminados; los pocos detectados quedan en revisión, no llegan a SAP.
¿Listo para que la IA registre tus facturas?
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